Fokusér på kerne-relationerne og kom godt gennem krisen!

Med finanskrisen, recessionen, konkurser, fyringer og faldende indkøb, forbrug omsætning mv. har de strategiske og taktiske forudsætninger for kommunikationen med virksomhedens kernerelationer – herunder vigtige kundegrupper og samarbejdspartnere - ændret sig radikalt.

Fra den mere sporadiske kommunikation – den fine årsrapport, den flotte reception, julekortet osv. – er det nu helt centralt, at etablere en tæt, kontinuerlig og systematisk kommunikationskanal til ”de nærmeste venner”.

I et faldende marked vil det være langt sværere at etablere nye kunde- og leverandør-relationer, hvilket gør betydningen af de gamle veletablerede kunderelationer langt større. Samtidig betyder krisen, at den gensidige tiltro er blevet langt mindre, hvilket igen betyder, at selv din virksomheds tætteste relationer vil kunne misforstå, hvad der sker i virksomheden, hvis ikke kommunikationen styres hårdt og præcist.

Konkret består udfordringen i, at sikre at alle virksomhedens vigtigste relationer hele tiden er opdateret omkring de vigtigste begivenheder i virksomheden og kender forklaringen bag. Dermed sikres, at der ikke opstår misforståelser, fejltolkninger og mistro til virksomheden, og dermed at den fortsatte interesse for at samarbejde med og købe produkter af virksomheden er maksimal.

Områder hvor det er vigtigt at kommunikere proaktivt med din egen version af historien er fx, ved fyringer, ændrede strategier, lukning af afdelinger, ændret ledelse, ændret bestyrelse, ændrede forventninger, frasalg af dele af virksomheden, prisændringer, ændring af produkter, mistede kunder, mistede samarbejdspartnere mv.

Sådanne nyheder kan let opfattes meget negativt, hvis man kun læser om dem i medierne eller får dem refereret fra anden hånd. Dermed kan let opstå ukontrolleret rygtedannelse og et fejlagtigt førstehåndsindtryk, som næsten er umuligt at viske væk igen.

Det er centralt, at virksomhedens kernerelationer får en konstruktiv forklaring på nyheden, første gang de hører om den. Formen skal helst være: Vi har valgt at fyre de og de medarbejdere, fordi vi vil fokusere på vores kerneforretning. Vi har valgt at tilføre nye kompetencer til vores bestyrelse, pga. de nye krav fra omverdenen. Vi har valgt at sælge disse dele af virksomheden fra, da de var mindre rentable og var for langt væk fra vores kerneforretning. Vi har ændret vores direktion på grund af en ny strategi tilpasset krisen. Vi har ændret vores forventninger til omsætningen, pga. fald på de og de markeder.

Man kan som virksomhed optimere og systematisere kommunikationen til sine kerneinteressenter relativt let ved at gennemføre følgende syv skridt.

1. Identificer, analyser, kategoriser og segmenter dine kerneinteressenter, fx 3 kunde-segmenter, 2 leverandørsegmenter og 2 segmenter af samarbejdspartnere.
2. Identificer hvilken typer nyheder, det er centralt at kommunikere proaktivt, til hvilke grupper.
3. Udnævn en redaktionel person i virksomheden, som kan indsamle og bearbejde disse nyheder i dialog med ledelsen.
4. Saml mailadresser ind på alle relevante kontaktpersoner i de forskellige grupper.
5. Find en fast rytme, hvor du skriver og mailer et nyhedsbrev ud (fx én gang om måneden eller hver anden måned).
6. Køb adgang til et nyhedsbrevsværktøj, hvor du kan håndtere og opdatere mailadresser og evaluere om dine mails bliver åbnet med videre.
7. Identificer en hovedkontaktperson hos hver af dine kernerelationer, og sørg for at disse kontaktes og briefes systematisk per telefon hver gang, der sker større ændringer i din virksomhed.